A Política de Integridade foi criada com o objetivo de sintetizar alguns conceitos e as demais políticas internas da empresa MULTSEG, a fim de que todos os envolvidos direta ou indiretamente a cadeia de funcionamento da empresa possam garantir o cumprimento das normas legais, observância do ordenamento jurídico, proteção do patrimônio público, e seguimento de processos internos pré-determinados, sem qualquer tipo de vantagem indevida, troca de favores, nepotismo, fraude ou corrupção que possa vir a evitá-los, uma vez que tais condutas são veementemente rechaçadas pela MULTSEG.
No Brasil, a Lei 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, frente a necessidade de se adequar aos novos conceitos no mundo, abriu espaço para uma forma de Compliance mais específica, voltada para implantação de medidas anticorrupção, o chamado Programa de Integridade, que com o Decreto 8.420/2015 que regulamentou a Lei Anticorrupção Segundo o decreto, o Programa de Integridade consiste, no âmbito de uma pessoa jurídica, no conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e na aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta, políticas e diretrizes com objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados contra a administração pública, nacional ou estrangeira.
O objetivo é evitar e combater ações/atos ilícitos dentro de uma empresa privada, que direta ou indiretamente afetam a administração pública, por exemplo: corrupção de agentes públicos, fraude em processo licitatório, embaraço às atividades de investigação ou fiscalização, entre outras.
Para isso, a empresa MULTSEG criou uma série de políticas que compõem o regramento interno da empresa, que visam direcionar e nortear o desenvolvimento das atividades da empresa sempre em conformidade com as normas vigentes e buscando evitar danos à terceiros, em especial ao setor público, com quem a empresa mantém contratos decorrentes de licitação.
Na presente política de integridade haverá uma síntese de algumas políticas que foram criadas com maior profundidade para ações do dia a dia da empresa, além de trazer alguns conceitos, criação de um canal de denúncia e definição de processo interno para apuração das eventuais denúncias que surgirem dentro da empresa, a fim de que quaisquer problemas ou situações possam chegar a conhecimento da direção e serem sanados de forma imediata e preventiva.
A presente política abrange todo e qualquer funcionário, estagiário, sócios, fornecedor ou prestador que atue na MULTSEG ou preste serviços para ele.
Para fins da presente política é necessário estabelecer alguns pilares que norteiam e fazem parte da integridade e do compliance instituídos pela empresa:
1) Mapear e avaliar os riscos da empresa – Toda e qualquer atitude deve sempre se pautar nos processos e políticas internas definidas, e sempre buscar entender as consequências possíveis pela inobservância dos processos, normas internas e dispositivos legais:
2) Sensibilização e Comprometimento da Alta Administração – Alta administração deve estar envolvida de forma ativa, dando exemplo, incentivando, cobrando e fiscalizando as boas práticas no âmbito do funcionamento da empresa MULTSEG;
3) Estabelecer código de ética e conduta, políticas e procedimentos internos – instrumentos que deverão nortear a postura esperada, como a empresa vai se portar diante de eventuais situações, o que espera de seus clientes internos e externos. Tais políticas já existem e estão implementadas no âmbito interno da empresa, podendo ser acessadas a qualquer momento por qualquer um que deseje ter acesso a ela, mediante solicitação ao setor pessoal.
4) Comunicar à empresa toda e realizar treinamentos contínuos – Todos na empresa devem estar envolvidos e treinados sobre o conteúdo do programa e das políticas internas.
5) Devida diligência no relacionamento com colaboradores e terceiros (due diligence) – As políticas e processos de contratação devem espelhar o que se espera e aplicar de forma segura e reta, as normas e seleção de funcionários, fornecedores, clientes que comunguem o mesmo entendimento, com medidas bem definidas de correção, e substituição se necessário;
6) Acompanhar os resultados por meio de controles internos – a gestão do programa, com adequações e inovações se necessária, seguidas de treinamento deve ser latente;
7) Implementar canal de denúncia - Esse canal de denúncia deve estar apto a firmar uma comunicação entre a empresa e seus colaboradores e clientes, para identificar as inconsistências, atos, ações de desvio ou tentativa de desvio, para que possam ser sanadas e coibidas;
8) Investigações – definir procedimentos de apuração das denúncias, com clara definição das medidas de correção e aplicação de sanções, quando forem constatadas condutas irregulares.
9) Monitorar o programa e implementar melhorias - Além de estar de acordo com as normas e regulamentações internas e externas, é indispensável a busca de melhorias de forma continuada, em todos os níveis da organização;
10) Instância responsável – o sucesso do programa impõe a necessidade de indicação de um comitê, o qual deve ter autonomia e liberdade para a tomada de decisões, nele deve haver membros da Direção, DP, financeiro, jurídico, logística, contabilidade, a fim de gerenciar a aplicação e cobrar resultados;
11) Análise de perfil e riscos – necessária clara definição de perfil da organização, processos, estrutura organizacional e objetivos, a fim de que seja possível identificar suas fragilidades e os riscos que enfrentará frente ao mercado;
12) Estratégias de monitoramento contínuo – A implantação e gestão do programa deve ser de forma integrada e participativa com todas as áreas: recursos humanos, departamento jurídico, auditoria interna e departamento contábil-financeiro, logística, operacional etc.
Para fins de facilitação da comunicação interna e de denúncia de eventuais desconformidades com o ordenamento jurídico ou com as políticas internas da empresa, a MULTSEG conta com ouvidoria on-line, mediante disponibilização de e-mail específico para denúncias, sugestões e/ou reclamações, a qual também estará disponível no site da empresa mediante link de “ouvidoria”. Importante salientar que o ouvidor não tem posição de decisão, mas apenas de receber as denúncias e dar o encaminhamento para necessário para o comitê que será formado para apuração e verificação dos fatos. Caso seja necessária documentação ou detalhamento maior dos fatos narrados, o ouvidor comunicará o denunciante, a fim de que ele promova as regularizações dentro do prazo de 72 horas úteis.
Em observância a transparência e a fim de evitar que o canal de denúncias seja utilizado de forma irresponsável e para finalidades pessoais, as denúncias não poderão ocorrer de forma anônima, apesar de que, a identidade do denunciante será protegida e de nenhuma forma exposta ao denunciado ou a qualquer outro colaborador exceto o ouvidor e aqueles que compõem o comitê de avaliação das denúncias.
Para realizar a denúncia, acesse: https://www.multserv.net/ouvidoria.html
Ante tudo que foi exposto e determinado na presente política, entende-se que todos os envolvidos no processo de funcionamento da empresa ficam cientes de sua responsabilidade e conscientes da postura combativa a ser adotada pela empresa para prática de atos em desconformidade com as políticas internas, com o presente programa, com o ordenamento jurídico, em especial no que diz respeitos aos entes e patrimônio público.
A utilização de canais de denúncia para vingança, retaliação ou denúncia que se prove falsa cujo único intuito fosse prejudicar o denunciado, ensejarão na responsabilização do denunciante.
Grupo Multserv - Experiência, Solidez e Credibilidade 